3 actions pour gagner du temps avec ses e-mails

28 janvier 20204 mai 2020 Gaël

Vous êtes envahi par les e-mails ?

Vous vous posez des questions du type :

Comment recevoir moins d’e-mail ?
Comment gagner du temps sur la gestion de mes e-mails ?

Gaël vous propose ici 3 actions simples pour recevoir moins d’e-mails au quotidien.

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SOMMAIRE

Rentrons dans le vif du sujet, comment recevoir moins d’e-mails :

1 – Envoyer moins d’e-mails pour en recevoir moins

Premièrement, une méthode extrêmement simple, mais efficace : pour recevoir moins d’e-mails, il faut en envoyer moins. Ça parait peut-être simpliste. Et ça l’est ! Mais de cette façon, on prend conscience que nous aussi on envoie beaucoup trop d’e-mails. Donc plus on envoie des e-mails et statistiquement, plus on en recevra.

Ce qui est important quand vous envoyez un e-mail, c’est de bien noter toutes les informations que votre interlocuteur a besoin. Cela lui évitera de vous renvoyer un e-mail demandant des informations complémentaires. Et ainsi éviter l’effet ping-pong dans ta boite e-mails.

2 – Stopper les échanges d’e-mails vains pour gagner du temps

Deuxièmement, pour recevoir moins d’e-mails et gagner du temps.

Lorsque que vous avez plusieurs échanges d’e-mails avec votre interlocuteur et que l’effet ping-pong se met en place. C’est que le format e-mail n’est plus adapté pour cet échange d’information. Arrêtez les e-mails. Ils ne sont pas un espace de tchat comme Messenger ou Whatsapp.

La solution pour stopper cette perte de temps est tout simplement de téléphoner directement à votre interlocuteur pour gagner du temps et traiter le sujet par téléphone, à l’oral.

Règle à appliquer : Pas plus de 4 échanges par e-mails sinon je passe un coup de fil. C’est à dire pas plus de 2 e-mails envoyés par personne.

Au delà des 4 e-mails, téléphonez à votre interlocuteur et dites par exemple :

Bonjour, merci pour nos échanges d’e-mails, mais pour gagner du temps, je préfère t’appeler car j’ai l’impression que l’on ne se comprend pas bien à l’écrit. Donc ce que je voulais dire…

ETC… et la conversation s’enchaîne pour aboutir à la solution et ainsi stopper les e-mails.

3 – Se désabonner au lieu de supprimer ses e-mails

Troisièmement, notre boite e-mails est souvent polluée par des spams et des newsletters auxquelles nous nous sommes abonnés. Mais comme nous n’avons pas le temps pour lire, nous ne lisons pas et supprimons directement les newsletter en se disant que nous les lirons demain ou une autre fois…

Donc pour les spams, c’est facile. Il faut simplement augmenter le niveau de l’anti-spam dans notre plateforme e-mail. Que ce soit sur Gmail, Outlook ou un autre webmail, il faut aller chercher dans les paramètres pour augmenter le niveau de sécurité.

Pour cela, je ne vous en dis pas plus, il faut vous renseigner et investir un peu de temps dans les paramètres de votre boite e-mail afin de gagner du temps par la suite.

Concernant les newsletters auxquelles on s’abonne sans vraiment les lire, nous allons conserver les essentiels !

Et pas une de plus !

Donc il faut vraiment conserver uniquement celle qui nous intéresse, celle qui nous permettrons de nous développer intellectuellement, celle qui nous ferons gagner du temps plus tard… Bref, celles qu’on lit.

Donc pour résumer, on prend le temps de se désabonner :