24 leçons de gestion du temps
L’école ne nous apprends pas comment gérer notre temps.
Pourtant, gérer son temps au quotidien n’est pas inné. Certains s’en sortent très bien et d’autres sont rapidement débordés.
On nait pas tous égaux à ce sujet.
D’autant plus que ça ne s’arrange pas avec le temps puisque personne ne nous apprend les bases durant notre éducation. On apprend en faisant, avec l’expérience, avec des échecs.
C’est pour ça que quelques conseils sur la gestion du temps sont toujours bons à prendre. Ne serait-ce que pour la réflexion.
Et qui sait, peut être que vous pourriez apprendre des choses intéressantes qui vous simplifieraient le quotidien?
Ici c’est Etienne Garbuli qui nous partage sa science au travers de ses expériences d’entrepreneur et d’écrivain (Auteur du livre Lean B2B). Ce Canadien anglophone liste de nombreux hacks que j’ai trouvé particulièrement utile.
On va parler gestion du temps, concentration et productivité.
Je vous les retranscris ici, en Français, avec mon interprétation.
SOMMAIRE
1 – On a toujours le temps. Tout est une question de priorités
« Je n’ai pas le temps«
Combien de fois est-ce qu’on a entendu cette phrase? Et vous aussi l’avez probablement clamé haut et fort à plusieurs reprises. Je ne vais pas m’en cacher, je l’ai également entendu sortir de ma bouche. Sauf qu’en réalité, le temps dans une journée est toujours le même :
24 heures, soit 1440 minutes.
C’est donc à vous de l’occuper comme bon vous semble. Personne ne vous l’impose. Vous êtes ici seul capitaine du navire et c’est vous qui prenez les décisions.
Et si vous n’arrivez pas à faire certaines choses que vous aviez prévu ou que vous auriez aimé faire, c’est que d’autres plus « prioritaires » sont passées devant dans votre agenda mental.
Alors, quelles sont vos priorités aujourd’hui?
2 – Planifiez seulement 4 à 5 heures de travail par jour
« Les journées de travail se remplissent toujours. »
Laissez de la place à l’imprévisible.
En ne planifiant que 4 à 5 heures de votre journée, vous vous laissez du temps pour gérer les accidents et les imprévus.
Et n’ayez aucun doute, votre journée de 8 heures de travail se remplira avec une simplicité écœurante.
Ce qu’on évite, c’est de planifier 8 heures de travail pour finalement en faire 11 ou de repousser au lendemain ce qui était prévu.
Par ailleurs, vous paraîtrez plus accessible pour vos équipes, votre manager, vos collègues et serait reconnu pour être quelqu’un qui sait gérer les aléas.
Bref, vous gagnez en flexibilité, vos collègues pensent que vous êtes quelqu’un de bien et vous ne rentrez pas à 21h le soir. Tout le monde est gagnant.
3 – C’est normal d’avoir des jours sans et d’autres où on travaille 12 heures d’affilés
« Travaillez plus quand vous êtes concentrés.
Levez le pied quand vous ne l’êtes pas. »
Nous ne sommes pas des machines. Tout n’est pas noir ou blanc. Énormément de facteurs peuvent influencer notre capacité de concentration au travail.
Donc ne forcez pas le destin. Au contraire, surfez la vague quand elle vient vous prendre et tirez en profit. N’essayez pas de ramer à contre-courant lorsque la mer est au calme plat.
4 – Considérez que votre temps est de 1000€/heure et agissez en conséquence
« Respectez votre temps, et faites le respecter par vos pairs »
Votre temps est précieux. Il coûte cher. Ne l’oubliez pas, Le Temps c’est de la Vie.
Je vous conseille d’ailleurs à l’occasion d’estimer votre temps libre. Ça fait particulièrement relativiser sur la façon dont on l’occupe. Et il y a une vidéo pour vous aider à le faire.
Assurez-vous que vous passez du temps à faire des choses pertinentes, que vous désirez et qui adressent vos priorités. Ne le gaspillez pas.
En parallèle, faites comprendre à votre entourage que votre temps doit être respecté, utilisé à bon escient et qu’il vous horripile de le perdre bêtement.
5 – Arrêtez de faire du multi-tâches. Ça tue tout simplement votre concentration
On a longtemps affirmé que faire plusieurs choses à la fois était une grande force chez les salariés.
Et bien au fil des années, on se rend compte avec diverses études que c’est bien l’inverse qui se passe.
Le multi-tasking détruit notre concentration et notre productivité.
Personnellement, je me suis souvent entendu dire : « j’ai fait pleins de choses aujourd’hui mais j’ai l’impression de n’avoir rien fait ». Voilà, on est en plein dedans.
Le schéma ci-dessus illustre parfaitement ces propos. Faites 4 activités en parallèle toute la journée et vous finirez à 20h. Assurez-vous de les réaliser, l’une après l’autre sans distraction et vous rentrerez à 17h avec un joli sentiment d’accomplissement.
Réfléchissez-y à deux fois quand vous travaillez sur un dossier et que vous vous apprêtez à cliquer sur l’email que vous venez de recevoir. Ça pourrait vous faire finir tard le soir.
6 – Mettez en place une routine de travail. Votre corps va s’habituer
Les routines et habitudes sont extrêmement efficaces quand on parle de productivité. Elles sont parfois difficile à tenir sur le long terme mais les résultats sont spectaculaires.
Créez-vous une routine qui vous semble pertinente et efficace. Éprouvez là et au fil du temps, vous verrez que votre corps et votre cerveau s’habituent et ce n’est plus du tout une contrainte.
Par exemple, beaucoup parlent de routine du matin ou morning routine. Faites quelque chose qui vous correspond.
Levez-vous à la même heure tous les matins, 7h30, pas de snooze sur le réveil, puis mangez un petit déjeuner. Toujours le même pour ne pas se poser de questions et perdre du temps.
Commencez le travail à 8h30, concentrez-vous sur un dossier pendant 2 heures. Ensuite, 10h30 ouvrez votre boite mail, lisez et répondez à vos mails.
Bref, ici une infinité de possibilité, mais il y en a plusieurs qui vous seront bien appropriées, il faut essayer. Et vous gagnerez du temps. Pas besoin de tergiverser. On sait ce qu’il y a à faire, on y va.
7 – On est toujours plus productif sur une tâche à durée limitée
C’est une loi simple de l’espace et du temps.
Prenez un objet vide et l’espace se débrouillera pour le remplir.
Ne vous lancez pas dans quelque chose sans vous donner une heure de fin.
L’exemple parfait pour cette leçon, c’est les réunions.
Vous ne vous êtes jamais dit :
- « Je planifie 1 heure pour cette réunion mais je pense qu’on aura fini en 30 minutes«
–> Résultat des courses : 1 heure de réunion
- « Heureusement que tu as planifié qu’une heure parce qu’on aurait pu en faire au moins deux »
En conclusion, si vous voulez gagner en efficacité et concentration, fixez-vous des objectifs sur une période de temps, si possible relativement courte. Car vous l’avez compris, dans la grande majorité des cas vous prendrez le temps que vous avez indiqué.
8 – Commencez avec de petites tâches pour mettre la machine en route
« Le travail est la meilleure façon pour commencer à travailler »
On a un peu l’impression d’enfoncer des portes ouvertes ici, mais c’est vrai.
Si vous voulez avancer, il faut abattre du travail.
Sinon vous aurez constamment l’impression de planifier, organiser, préparer, mais que les choses n’avancent pas.
Et c’est parfois compliqué de commencer une tâche comme « Construire un business plan » ou « Élaborer une campagne marketing », je vous l’accorde. C’est pour quoi il faut commencer petit, une petite tâche qui fera doucement avancer le grand projet. Puis deux, puis trois.
Certains d’entre nous sont des diesels, il faut faire pré-chauffer le moteur avant de pouvoir rouler à pleine vitesse.
Et c’est comme ça qu’on avance, petit à petit, en ayant la douce impression d’avoir fait quelque chose de constructif aujourd’hui et d’avoir avancé sur son projet.
9 – « Faire » est mieux que parfait
« Travaillez de façon itérative, s’attendre à faire les choses parfaitement est asphyxiant »
C’est très difficile de faire parfaitement du premier coup.
Arrêtez de tourner le problème des centaines de fois dans votre tête et agissez.
Comme dirait l’entrepreneur Olivier Roland dans son très bon livre, Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études : « Agissez et Réussissez »
Tant pis si ce n’est pas parfait au premier jet. Mais en agissant de façon itérative vous pourrez améliorer petit à petit votre produit ou projet. Sinon vous risquez de rester de glace, de vous paralyser et ne jamais commencer le projet en question.
Par ailleurs, c’est l’occasion d’avoir des retours des utilisateurs avec cette première version. Vous pourrez alors l’améliorer avec des vrais axes d’amélioration qui proviennent du terrain.
Et je vous assure, ça a beaucoup plus de valeur que les discussions entre vous et votre insatiable appétit pour le perfectionnisme.
10 – Plus de temps de travail ne signifie pas une meilleure productivité
Clairement, NON.
Je peste contre ces gens ou managers qui poussent les barrières des horaires de travail, pour eux ou leurs employés, afin de gagner en efficacité ou pour régler cette urgence qui vient de tomber.
Il y a fort à parier que dans ces cas là, le travail sera laborieux et prendra un temps incommensurablement plus long (oui, j’utilise un adjectif long pour illustrer mes propos).
Au contraire, il faut s’écouter. Il y a certaines heures de la journée où nous sommes plus productif et concentré que d’autres, c’est à nous de les identifier.
Et comme nous l’avons vu plus tôt, si vous avez déjà travaillé 4 à 5 heures productives sur une tâche, ça sera déjà très bien pour votre journée. Inutile de pousser les limites jusqu’à 22h le soir si vous y êtes depuis 8h du matin.
11 – Séparez les tâches stratégiques des tâches opérationnelles
Dans la vie, il y a souvent deux types d’activités.
Celles où il faut réfléchir et celles où il faut faire.
Élaborer une stratégie de communication et envoyer des mails
Planifier un nouveau plan de production et fabriquer des produits
Réfléchir à un plan de financement et copier-coller des données dans Excel
Bref, on voit bien qu’on n’est pas sur le même degré d’exercice. Et l’un ne va pas sans l’autre.
Pour le bien de votre intellect, ne mélangez pas ces tâches. Essayez de distinguer au maximum ces activités, vous gagnerez en efficacité.
Et si vous devez faire les deux dans une même journée. Prenez la matinée pour réfléchir à la stratégie à mettre en place, vous aurez les idées clairs et gardez votre début d’après-midi pour faire ce copier-coller ennuyeux sur Excel.
12 – Organisez vos réunions importantes en début de journée
« Le temps passé à attendre une réunion importante est souvent gâché »
De manière générale, je dirais plutôt :
FAITES LES CHOSES IMPORTANTES LE MATIN.
Si votre réunion est capitale, planifiez-là le matin.
Si vous devez appeler une personne sur un sujet sensible, faites-le le matin.
Si avez un dossier à rendre le soir à 18h, faites-le le matin et pas à 16h.
Vous aurez alors droit à un formidable sentiment d’accomplissement dès le début de votre journée.
Vous penserez avoir abattu le plus gros du travail alors qu’il n’est que 10h du matin et vous éviterez ainsi de gaspiller votre temps la boule au ventre en attendant LE moment crucial de la journée.
13 – Regroupez vos réunions et communications
L’idée ici est de regrouper des tâches similaires.
Plus vous travaillerez sur le même type de tâche, plus vous serez efficace. C’est un peu l’opposé du multi-tâche, tout en compartimentant vos activités.
Vous avez des emails à envoyer? Prenez 2 heures, lisez et répondez à vos mails. Et non pas au compte-goutte toute la journée.
Vous devez appeler des prospects? Prenez 1 heure et appelez-les, les uns après les autres. Votre discours se sera perfectionné et vous resterez concentré sur la thématique.
Vous avez des réunions dans la journée? Essayez de les regrouper et ainsi vous dégager du temps le reste de la journée pour d’autres tâches.
14 – Gardez le même contexte toute la journée
« Changer de projet et/ou clients toute la journée est improductif »
Organisez vos semaines par thématiques.
Si possible, chaque jour un sujet différent.
Et si ça ne suffit pas, utilisez de grandes pauses pour permettre à votre cerveau de rediriger sa concentration sur autre chose. La pause du midi est une bonne alternative pour passer à un autre sujet dans l’après-midi.
15 – Procrastinez entre d’intenses sprints de travail
« Sachez contrôler votre procrastination »
Faites de courtes périodes de travail très intenses d’une trentaine de minutes et autorisez-vous une petite pause de 3-5mn. Ça s’appelle la technique Pomodoro.
Ainsi vous ne cassez pas votre concentration et contrôlez le moment où vous procrastinez, au lieu que la procrastination vous contrôle.
16 – Divisez votre grand projet en petites tâches
Voilà une leçon qui permet de réaliser de grandes choses.
C’est toujours délicat de se lancer dans de grands projets avec de gros objectifs. On appréhende toujours un peu. On ne sait pas par quoi commencer. On procrastine. On remet au lendemain.
J’ai rarement vu quelqu’un dire : « Aujourd’hui, je monte ma boite! »
Tout simplement parce que ce n’est pas possible en une journée. Alors on découpe l’objectif en plusieurs tâches, puis en sous-tâches. Et quelque chose qui nous paraissait insurmontable, se trouve complètement faisable.
Si un jour vous aviez prévu d’acheter un appartement, découpez le projet en petites tâches :
- Regarder les annonces
- Appeler une agence
- Prendre RDV avec ma banque
- Lire un article sur « comment négocier »
- …
Mis bout à bout vous irez loin. Et chaque montagne à gravir n’est plus qu’une suite de petits escaliers à monter.
17 – Deux tâches n’ont jamais la même importance
« Toujours prioriser. Il faut savoir être très prudent avec les listes de tâches (to-do list) »
On a tous des to-do lists longues comme le bras, à ne plus en voir le bout.
Le risque c’est de voir se diluer les tâches importantes. Celles qui comptent vraiment. Celles qui sont urgentes. Celles qui vous font avancer dans votre projet de vie.
Donc évitez de mixer toutes les tâches ensembles. Mettez des codes couleurs, faites plusieurs listes, agencez-les visuellement de manière à les distinguer rapidement, utilisez des outils/logiciels, etc.
Et pour finir avec mon petit conseil, ne visez pas plus de 3 objectifs par jour.
Vous verrez, c’est déjà bien assez. Et je ne parle pas de cette bouteille de lait qu’il faut acheter, mais bien des tâches importantes de la vie/du travail.
Alors, vos tâches importantes sont-elles bien priorisées?
18 – Focalisez-vous sur les activités qui auront le plus d’impact
« Il y a une et une seule chose dans votre journée qui doit vraiment être faite. Identifiez-la et mettez-vous au travail.
Si on regarde bien, il y a toujours une chose qui va nous amener plus près de notre but, plus que les autres.
En tant qu’entrepreneur, on aura beau dire qu’il y a une multitude d’activité à réaliser, le plus important est de vendre. C’est une entreprise, il a besoin de revenus pour vivre, s’il fait faillite, tout est terminé.
Vous aussi dans votre contexte, trouvez cette activité. Trouvez cette chose qui aura le plus d’impact pour vous ou pour votre travail.
Et rappelez-vous de vous y atteler plusieurs fois par semaine pour atteindre vos objectifs.
19 – Si quelque chose peut être réalisé à 80% par quelqu’un d’autre : déléguez
« Déléguez et apprenez à faire bon usage des gens autour de vous »
On ne le dira jamais assez mais déléguer est une des bases fondamentales du gain du temps.
Vous souhaitez gagner du temps pour travailler sur une présentation? Déléguez le reste.
Vous souhaitez gagner du temps pour avoir plus de temps libre? Déléguez une partie de votre travail.
Pourtant c’est un exercice difficile si vous savez vous-même faire la tâche en question.
Elle ne sera jamais aussi bien faite que si vous l’aviez fait vous-même (bien qu’objectivement, elle pourrait l’être, mais vous n’auriez simplement pas fait comme ça, hein?).
La nuance est là, si quelqu’un d’autre que vous peut le faire aussi bien à 80% ou plus et est disponible pour travailler avec vous, alors n’hésitez plus.
Et faites des tests, parfois certaines personnes ne font pas l’affaire du tout, mais vous ne le saurez jamais si vous n’essayez pas. Jusqu’à trouver LA bonne personne.
20 – Tournez la page sur hier. Pensez uniquement à aujourd’hui et demain.
« C’était mieux avant. »
« Oui mais avant on ne faisait pas comme ça »
On a tous déjà entendu des phrases de ce genre. Mais hier c’était hier et on ne peut plus rien changer. Il faut désormais se focaliser sur ce qui peut être fait aujourd’hui et demain.
C’est notre seul levier.
Regardez vers l’horizon et pas derrière vous. Vous gagnerez beaucoup de temps avec cette mentalité. Ça vous évitera de ruminer inutilement.
21 – Fixez une échéance pour tout
« Ne laissez pas une tâche durer indéfiniment »
Regardez autour de vous.
Absolument tout a une date limite avant de changer d’un état à un autre.
Votre bouteille de lait, la météo, vos relations.
Même votre propre existence.
Ne laissez pas vos tâches dans votre to-do list durer pour l’éternité.
Ça n’a aucun sens.
L’avantage c’est que ça augmente la probabilité qu’elle soit faite.
Par ailleurs si vous la positionnez dans un horizon long terme, au moins elle aura le fonctionnement d’un rappel et vous pourrez reconsidérer sa pertinence.
Et ça évitera qu’elle tombe dans les méandres de l’oubli.
22 – Prenez des notes
« Utilisez une application pense-bête pour tout. Ne faites pas confiance à votre cerveau pour votre mémoire »
Nous sommes à l’ère de l’information.
Il y en a de plus en plus qui nous assaille au quotidien, les sujets varient énormément, du marketing digital à la permaculture en passant par le tir sur cible subaquatique (sachez que c’est une vraie discipline).
Et c’est clairement ce qui a de la valeur aujourd’hui.
Donc même si vous avez une mémoire d’éléphant, prenez des notes.
Personnellement, je le fais sur absolument tout.
Mes lectures, mes projets, mes envies, mes formations, mes rêves de vie, mon business, mes finances personnelles, mes recettes de cuisine, mes prochains voyages, l’immobilier, la méditation, etc.
Et je m’en sers littéralement tous les jours.
Vous ne savez pas quoi utiliser?
Je prône Evernote, gratuit et simple d’utilisation et multi-plateforme (PC/Smartphone jusqu’à deux appareils).
Vous pouvez aussi utiliser OneNote sur la suite Microsoft Office ou encore l’application de base de prise de note de votre smartphone.
23 – Écrivez tout ce qui vous distrait
« Recherches Google, pensées, vidéos à regarder, idées, les courses à faire, etc.
Si vous écrivez ces pensées, elles vont arrêter de faire constamment des bulles dans votre tête pendant que vous êtes concentré »
L’idée est de ne pas se disperser quand on est en pleine phase de concentration.
Ceci vous évitera de perdre du temps sur le moment et de ne pas oublier votre idée.
Si vous voulez discipliner votre esprit à rester concentré et ne pas vous faire distraire par des pensées, je conseille la méditation.
Cette pratique consiste justement à éduquer son cerveau pour le garder concentré sur le moment présent et évincer les pensées satellites.
24 – Faites des pauses
Vous ne pouvez pas être productif et créatif constamment.
Faites des pauses pour vous ressourcer.
Levez-vous de votre chaise, allez prendre l’air, étirez-vous discrètement, discuter avec un collègue ou allez prendre un café.
Vous serez dans un bien meilleur état d’esprit pour reprendre votre travail.
Et négligez votre collègue qui vous regarde de travers parce que c’est mal vu de prendre des pauses.
Le cerveau et le corps en ont besoin.
Have a break, have a Kit Kat.
